Een maatregel aankondigen die u misschien weer intrekt: praktijkgids voor voorzorg onder technische onzekerheid

De constructeur is nog aan het rekenen, de aannemer begint vrijdagavond en de vervoerders in de regio plannen hun ritten voor volgende week. Kondigt u de beperking nu aan, met het risico dat u haar straks moet intrekken? Of wacht u op de uitkomst, met het risico dat u op zondagavond een verbod moet afkondigen dat maandagochtend ingaat?

Rijkswaterstaat stond eind september voor precies die keuze. Op woensdag 30 september maakte de dienst bekend dat op het viaduct bij de Domineesweg in Urk vanaf 5 oktober een gewichtsbeperking van 35 ton zou gelden. Tijdens het groot onderhoud aan de A6 tussen de Ketelbrug en Urk rijdt het verkeer in beide richtingen over één helft van de weg, en dat belast het viaduct anders dan normaal. Zwaar verkeer zou een maand lang omrijden via de N50 en de N307. Op vrijdag 2 oktober, een paar uur voordat het werk begon, volgde een tweede bericht: de beperking gaat niet door. Een herberekening had uitgewezen dat het viaduct voldoende draagkracht heeft.

Rijkswaterstaat schreef er zelf bij te begrijpen dat dit voor transportbedrijven verwarrend is, en dat de mogelijke beperking vanwege onderzoekstrajecten en planningstermijnen wel vooraf bekend moest worden gemaakt. Dat is een eerlijke uitleg, en de keuze om vroeg te melden was verdedigbaar. Toch is er in zo’n situatie meer te winnen dan begrip achteraf.

Waarom dit vaker gaat voorkomen

De vernieuwingsopgave maakt dit type besluit alledaags. Kunstwerken uit de jaren zestig en zeventig worden herberekend, geïnspecteerd en tijdelijk anders belast door werkzaamheden. Soms is de uitkomst hard. Op de Houtribdijk (N307) geldt vanaf 21 oktober een gewichtsbeperking van 15 ton en een aslastbeperking van 7,3 ton, omdat de beweegbare bruggen bij de Houtribsluizen scheuren in het staal vertonen. Die beperking kan jaren duren. Vervoerders rijden om via de Afsluitdijk of via Amsterdam, wat volgens de NOS bijna een uur kost. Eén transportbedrijf dat 500 tot 800 keer per week over de dijk rijdt, rekent op ongeveer twintig extra vrachtwagens per week voor hetzelfde volume. In juli ging de Merwedebrug in de A27 van de ene op de andere dag dicht voor vrachtverkeer.

Vaker is de uitkomst nog open op het moment dat de omgeving het moet weten. Dan communiceert u geen maatregel, maar een kans op een maatregel. Daar is het gangbare instrumentarium (persbericht, gele borden, brief aan de branche) niet op ingericht. De zes stappen hieronder zijn bedoeld voor wegbeheerders, projectteams en omgevingsmanagers die zo’n voorwaardelijke maatregel naar buiten moeten brengen.

1. Benoem welk type maatregel het is

Voor de ontvanger maakt het groot verschil of een beperking berust op vastgestelde schade of op een nog lopende berekening. Maak dat onderscheid in de eerste alinea, niet in een bijzin.

Vastgestelde beperking. Er is schade of een tekort aan draagkracht geconstateerd. De maatregel staat vast, alleen de duur is onzeker. Voorbeeld: de Houtribdijk.
Voorzorgsmaatregel. Er is een reden tot twijfel, het onderzoek loopt, en de maatregel geldt tot het tegendeel is aangetoond. Voorbeeld: Urk.
Voorwaardelijke aankondiging. De maatregel gaat alleen in als het onderzoek ongunstig uitvalt. De ontvanger moet zich voorbereiden, maar hoeft nog niets te veranderen.

Bij Urk stond het woord “voorzorgshalve” in het bericht, maar de kop en de strekking waren die van een vaststaand verbod. Vakmedia namen het over als feit. Wie een voorzorgsmaatregel als feit presenteert, moet haar later als fout intrekken.

2. Geef het beslismoment mee

Een planner kan werken met onzekerheid, zolang hij weet wanneer die eindigt. Zet daarom in de aankondiging drie dingen:

Waar de maatregel van afhangt (welke berekening of inspectie).
Wanneer de uitkomst er is, met dag en tijdstip.
Via welk kanaal u die uitkomst meldt.

“Vrijdag om 12.00 uur maken wij bekend of de beperking maandag ingaat” verandert een verrassing in een afspraak. Het maakt de latere intrekking tot de afloop van een aangekondigd proces in plaats van een koerswijziging.

3. Reken terug vanuit de planning van de ander

De aankondigingstermijn wordt in de praktijk bepaald door de eigen planning: wanneer is de berekening klaar, wanneer start de aannemer. De betere vraag is hoeveel tijd de zwaarst getroffen gebruiker nodig heeft. Een vervoerder die exceptioneel transport rijdt, een veehandelaar met vaste ophaalroutes of een visverwerker met dagelijkse aanvoer plant dagen tot weken vooruit, en heeft soms ontheffingen nodig voor de omleidingsroute.

Tussen de aankondiging bij Urk en de ingangsdatum zaten drie werkdagen. Dat is kort voor een omleiding van een maand. Kunt u die termijn niet verlengen, zeg dat dan en bied iets terug: een direct aanspreekpunt, hulp bij ontheffingen, of een overgangsdag waarop niet wordt gehandhaafd.

4. Bereid de intrekking voor als volwaardig scenario

De meeste communicatieplannen kennen één scenario: de maatregel gaat in. Schrijf het tweede scenario vooraf uit, met dezelfde zorg.

Zelfde kanalen, zelfde bereik. Wie de aankondiging kreeg, krijgt de intrekking. Dat geldt ook voor brancheorganisaties, gemeenten, regionale media en de partijen die verkeersinformatie en navigatie voeden.
Borden en bebording. Gele borden die al staan, worden dezelfde dag afgedekt of weggehaald. Een bord dat blijft staan, wint het van elk persbericht.
Het oude bericht. Corrigeer de oorspronkelijke publicatie zichtbaar bovenaan en pas de titel aan. Een bericht dat met de oude kop vindbaar blijft, zorgt weken later nog voor omrijdende vrachtwagens.
Eén afzender. Laat de intrekking komen van dezelfde persoon of hetzelfde loket als de aankondiging.

5. Leg uit wat er is veranderd

“Uit nieuwe technische berekeningen blijkt dat het viaduct voldoende draagkracht heeft” is juist, maar roept de vraag op waarom dat woensdag nog niet bekend was. Een korte, begrijpelijke uitleg voorkomt dat de omgeving zelf een verklaring bedenkt. Wat was de onzekerheid? Welke aanname is vervangen door een meting of een nauwkeuriger model? Blijft er een marge over die u in de gaten houdt?

U hoeft geen rekenrapport te publiceren. Drie zinnen volstaan. Ze maken het verschil tussen “ze wisten het niet” en “ze hebben het uitgezocht”.

6. Erken wat het de omgeving al heeft gekost

In twee dagen hebben planners ritten omgelegd, klanten gebeld en chauffeurs anders ingeroosterd. Dat is geen schade in juridische zin, maar wel werk. Benoem dat, bedank ervoor en houd het loket nog een week open voor wie met de gevolgen zit.

Leg daarnaast intern vast wat er is gebeurd: welke voorzorgsmaatregelen zijn aangekondigd, hoeveel zijn doorgegaan, hoeveel ingetrokken en met welke termijn. Na een jaar hebt u cijfers waarmee u de volgende aankondiging geloofwaardig kunt maken. “Twee van de drie voorzorgsmaatregelen bleken achteraf niet nodig” is een zin die een vervoerder helpt inschatten wat hij moet doen.

Vier valkuilen

Wachten tot u het zeker weet. Dit is de verleidelijkste en de slechtste. Wie pas meldt als de berekening klaar is, kondigt bij een ongunstige uitkomst een verbod aan dat de volgende ochtend ingaat. Vroeg en voorwaardelijk is beter dan laat en zeker.

De intrekking brengen als goed nieuws. Voor de wegbeheerder is het een meevaller. Voor de planner die net alles heeft omgegooid, is het de tweede wijziging in drie dagen. De toon van de intrekking hoort die van een correctie te zijn, niet die van een succesmelding.

Onderschatten wat het met de volgende melding doet. Elke maatregel die zonder uitleg verdwijnt, maakt de volgende minder geloofwaardig. Dat is riskant in een periode waarin sommige beperkingen, zoals die op de Houtribdijk, wel degelijk jaren blijven. De omgeving moet het verschil kunnen zien.

Voorzorg laten doorsudderen. Het spiegelbeeld van Urk is de tijdelijke beperking die nooit wordt opgeheven omdat het vervolgonderzoek geen eigenaar heeft. Een voorzorgsmaatregel zonder einddatum of herbeoordelingsmoment wordt ongemerkt een permanente, zonder dat iemand dat heeft besloten.

Tot slot

Rijkswaterstaat deed bij Urk twee dingen goed: de dienst meldde de mogelijke beperking voordat de berekening rond was, en erkende bij de intrekking dat dit verwarrend was. Wat ontbrak, zat in de vorm. De aankondiging las als een besluit, er was geen aangekondigd beslismoment, en de intrekking kwam daardoor als een verrassing.

Nu steeds meer bruggen en viaducten worden herberekend, wordt communiceren over een kans op een maatregel een vast onderdeel van het werk. Dat vraagt geen grotere communicatieafdeling, maar een andere standaardzin: niet “vanaf maandag geldt”, maar “vrijdag om twaalf uur weten wij of vanaf maandag geldt”. Wie zijn onzekerheid een datum geeft, mag daarna van gedachten veranderen. Eerder schreven wij over de keerzijde hiervan, het precies benoemen van uitstel en afstel; het principe is hetzelfde.